Где компании теряют на командировках и что с этим делать?
Пост, который будет интересен всем, кто имеет дело с командировками: помогает их организовывать или сам в них бывает.
За время работы в крупных компаниях у меня сложилось четкое впечатление, что командировки, это один из наименее автоматизированных процессов. Организация и отчетность всего одной поездки на несколько дней в другой город даже внутри России, требует отправки десятков писем и нескольких часов рабочего времени как самого сотрудника, так и бэк-офиса. Большинство бизнесов с регулярными поездками вынуждены работать с тревел-агентствами, чтобы корректно проводить оплату и получать все документы для бухгалтерии.
Не думаю, что открою какую-то тайну, если скажу, что 90% агентств – это посредники, где операторы просто обрабатывают поступающие письма и покупают нужные билеты – по факту не принося никакой дополнительной пользы бизнесу. При этом бизнес вынужден оплачивать зарплату десятков сотрудников.
Еще 15-20 лет назад весь туристический бизнес работал по весьма неудобной схеме: чтобы слетать на море или в горы, необходимо было воспользоваться услугами туристического агентства, которое подбирало билеты и бронировало отель. Это бизнес начал умирать, когда в 1995 году на рынок вышла система интернет бронирования booking.com, на которую сначала никто не обратил особого внимания. Сегодня в базе данных содержится более 1 700 000 отелей и гостиниц по всему миру. Второй удар был нанесен в 2008 году, когда подключились собственники частного жилья. Airnbnb работает в 65 000 городах в 191 стране мира. Еще раньше в мире запустились десятки агрегаторов и люди получили доступ к огромным базам авиа- и железнодорожных билетов. Как итог – главными игроками на туристическом рынке стали IT-компании, которые сделали организацию путешествий удобней и дешевле.
В отличие от частных лиц, бизнес почти ничего не получил от IT-революции в туризме. Он по-прежнему вынужден работать с агентствами с минимальной автоматизаций, что делает себестоимость командировок высокой и снижает их эффективность. К тому же всегда есть фактор личной заинтересованности некоторых сотрудников. Проверить реальную стоимость билетов и гостиниц бывает очень сложно – цены динамические и меняются быстро, а значит и поймать на завышении цены достаточно трудно.
При работе с классическими агентствами сотрудники не могут самостоятельно выбирать составляющие своей командировки. Или им сначала надо потратить время на поиск билетов и гостиниц, чтобы потом оказалось, что агентство не может их выкупить или стоимость выше, чем при покупке напрямую. Поэтому многие компании приходят к тому, чтобы разрешать сотрудникам самостоятельно покупать билеты и гостиницы, а потом просто компенсировать расходы. Правда, при таком подходе сотрудники часто начинают злоупотреблять и выбирать билеты и гостиницы исходя из личных интересов – например, те, которые дают им больше бонусов на персональные карты. Также нередка ситуация, когда работник договаривается с отелем, чтобы те завысили сумму в чеке – есть даже сервисы, которые доставляют чек. К тому же, если в компании более 20 командировок ежемесячно, то отчетность по самостоятельно купленным билетам превращается в ад для бухгалтерии.
Именно в этой ситуации и появился сервис Smartway, который с одной стороны дает бизнесу оплачивать билеты и гостиницы по счету и получать все документы, а с другой позволяет сотрудникам самостоятельно выбирать нужные билеты, отели и дополнительные услуги. Если проводить аналогию, это как booking + aviasales, но для бизнеса.
Онлайн-сервис Smartway открывает прямой доступ к глобальным международным системам бронирования. После заключения договора компании открывается личный кабинет, где сотрудники или секретари сами могут самостоятельно выбирать наиболее удобные варианты и отправлять их на согласование, бронировать или выкупать. При этом руководитель может отследить статистику: кто куда ездил, сколько денег потрачено, на какие проекты и другие полезные показатели.
Основные преимущества Smartway:
1. Прозрачность и возможность самостоятельного выбора. Сотрудники видят все доступные варианты и могут самостоятельно планировать командировки, а счета, чеки и платежи придут на компанию. Чтобы избежать недопонимания, в системе возможно настроить тревел-политики – правила, согласно которым покупаются билеты. Например, рядовой сотрудник не может приобрести билет без согласования своего руководителя – система просто не проведет оплату, если нет подтверждения от авторизующего лица.
2. Автоматизация. 98% броней происходит без участия оператора. Сервис сокращает количество ручной работы, а значит не надо оплачивать штат сотрудников агентства. Как итог, командировки обходятся дешевле.
3. Интеграции. Smartway может интегрироваться с внутренними системами по API. Уже реализованы бесшовные интеграции с «1С: Бухгалтерия» и «1С: ЗУП». Это позволяет значительно разгрузить бухгалтерию, так как большинство документов будут заполняться автоматически.
4. Отсутствие серых схем. Процесс происходит автоматически и данные о ценах загружаются напрямую из систем.
5. Скорость. В среднем поиск и бронирование занимает 3 минуты. Smartway не требует внедрения и подключается бесплатно.
6. Удобство пользования – для доступа нужен только интернет и браузер или установленное мобильное приложение.
p.s.
Этим решением уже пользуются такие современные компании как Додо Пицца, Модульбанк и другие.
 |
 |
 |
 |